Как ставить задачи команде?
Время изучения: 8 минут
Один из секретов эффективной работы – рациональная постановка задач. Рассказываем, как стать топ-менеджером всего за несколько пунктов.
Обсуждение, а не приказ
Приказы в одностороннем порядке, как правило, не требуют обратной связи, из-за чего вызывают многочисленные вопросы. Постановка задач с подробными описанием и обсуждением станет залогом продуктивной и продолжительной работы. Расскажите сотруднику о своих ожиданиях, опишите цели, сроки и представьте предполагаемый результат.
Кроме того, важно выслушать вопросы наставляемого и его дальнейший порядок действий. Узнайте у коллеги о возможных подходах работы, существующих рисках и необходимой помощи (возможно, ему может понадобиться консультация коллег).
Покажите сотрудникам, что вы доверяете их выбору и аналитическому мышлению.
Свобода, а не подчинение!
Еще несколько уточнений:
- Вводите задачу в рабочий контекст. То есть: Как? Зачем? Почему? И для чего необходимо выполнение этой задачи.
- Без воды. Обозначьте конкретные сроки и результаты. Можете упомянуть, как выполнение будет проверено.
- Уважение. Следите за тем, чтобы ваши тон и формулировки были позитивными. Без этого правда вы вряд ли сможете рассчитывать на крепкие отношения.
- Сотрудник может задавать вопросы. Не стоит замалчивать «темные» места – это может отразиться на финальном успехе.
- Ослабьте хватку. Необязательно контролировать каждый шаг подчиненного. Напротив, постарайтесь укрепить доверие.
- Критикуйте по делу. Обратная связь не должна превращаться в придирки.
Частые ошибки
- Отсутствие четкой инструкции. Поверьте, никто не догадается о том, что вы имели в виду. Чем детальнее, тем лучше, ведь это поможет предотвратить ошибки.
- Вы не спрашиваете сотрудника, понятна ли ему задача.
- Вы не обозначаете сроки.
- Вы общаетесь с сотрудниками, как диктатор. Единственный верный вариант – сбавить тон.
- Вы не поощряете работников.
Популярные техники
SMART
Популярный подход, который позволяет систематизировать информацию и четко сформулировать задачу. Буквы аббревиатуры – критерии:
Specific – конкретная;
Measurable – измеримая
Achievable – достижимая;
Relevant – значимая;
Time bound – ограниченная во времени.
TOTE
В этой аббревиатуре буквы – этапы выполнения задачи.
Test1 – определение целей и финального результата;
Operation – необходимые шаги для выполнения задачи;
Test2 – как понять, что построенная траектория верна (проверка действий Operation и их изменения при необходимости);
Exit – как понять, что вы достигли результата (если цель достигнута, процесс завершается).
HD-RW-RM
В этой технике акцент направлен ни на критерии, а на «информационные блоки». Для визуализации данных здесь вы должны составить таблицу со следующими полями:
Header – заголовок, краткое название задачи в формате «Что нужно сделать? »;
Description - описание задачи с углублением в контекст и детали;
Result – результат, который содержит критерии успешного «закрытия» задачи;
Way – путь, подробная траектория ваших действий (не забудьте про пункты контроля);
Redline – время и важность, в этом поле следует указать необходимые сроки и приоритет задачи;
Motivation – мотивация или почему выполнение этой задачи так важно для всех сторон.
Выберите удобную для вас технику и начните новую главу корпоративной культуры!
Kanban
Техника Kanban, что в переводе с японского означает "визуальная карточка", представляет собой метод управления процессами и задачами для оптимизации рабочих процессов. Основная идея заключается в визуализации работы, чтобы повысить эффективность и сократить время выполнения задач. Канбан позволяет командам видеть статус выполнения работ, выявлять узкие места и улучшать взаимодействие.
Для использования техники необходимо создать доску (физическую или цифровую), представляющую этапы рабочего процесса. На ней размещаются карточки с заданиями, которые перемещаются по колонкам: "Запланировано", "В процессе" и "Завершено". Каждая карточка содержит информацию о задаче — описание работы, ответственного за выполнение и срок исполнения.
Важно ограничивать количество одновременно выполняемых задач (WIP - work in progress) для предотвращения перегрузок команды. Регулярные встречи позволяют обсуждать прогресс заданий и корректировать планы при необходимости. Канбан подходит для различных сфер деятельности благодаря своей гибкости и простоте внедрения, способствуя повышению прозрачности процессов внутри команды.
Укрепите отношения с сотрудниками,
Команда платформы «Конструкториум»