Однако до сих пор у некоторых руководителей компаний наберётся больше «против», чем «за». Хотя большинство «против» — это всего лишь мифы, которые мы сейчас постараемся развеять.
Миф № 1. ЭДО выгоден только крупным компаниям
Конечно, крупные организации работают с большим объёмом документов, поэтому ЭДО им необходим. Но и для небольших компаний в ЭДО найдутся преимущества. Как минимум переход на электронный документооборот позволит отказаться от складирования бумаг в офисе или архиве. Все документы будут храниться в облаке, а при необходимости их в любой момент можно распечатать. Ни один документ не потеряется и не испортится по неосторожности. К тому же, подписание документов с контрагентами в любом случае будет происходить быстрее: с ЭДО это можно сделать за несколько минут, тогда как доставка бумажных документов может занять от нескольких дней до недель.
Миф № 2. Документы на бумаге всё равно надёжнее с юридической стороны
Электронный документооборот регламентируется рядом постановлений и приказов:
- Гражданский кодекс содержит основополагающие понятия, такие как «сделка» и «договор». В нём закреплена возможность подписания документов электронной подписью (п. 2 ст. 160) и обмена документами с помощью электронной связи (п. 2 ст. 434).
- Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» (п. 5 ст. 9) разрешает составлять первичный учётный документ в электронном виде с применением электронной подписи.
- Налоговый кодекс содержит в себе понятие «электронный счёт-фактура» и устанавливает порядок его использования (ст. 169).
- Федеральный закон «Об электронной подписи» регулирует виды электронных подписей и правила их использования.
- Арбитражный процессуальный кодекс разрешает участникам судебного процесса использовать документы, подписанные электронной подписью, в качестве письменных доказательств наравне с привычными документами на бумажном носителе (п. 1 ст. 41, п. 3 ст. 75).
- Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» признаёт обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью, в качестве обмена документами для заключения гражданско-правовых договоров (п. 3 ст. 11).
Таким образом, юридическая база говорит нам о том, что дублировать электронные документы на бумаге и хранить их в бумажном виде нет необходимости.
Миф № 3. ЭДО — это сложно
На самом деле ЭДО гораздо проще и удобнее бумажного делопроизводства. Электронный документ представляет собой файл с текстовой информацией, для его чтения и редактирования используют программы, с которыми работают все. На сам электронный документ подпись не ставится — к нему формируется файл с подписью. А обмен электронными документами происходит почти как по электронной почте, только через оператора ЭДО.
Миф № 4. Мы выберем одного оператора ЭДО, а контрагенты — другого, в результате не сможем сотрудничать
Возможно, такого можно было опасаться тогда, когда ЭДО только появился. Сейчас это вообще не проблема: почти все операторы ЭДО настраивают роуминг с другими системами. С роумингом можно обмениваться документами с контрагентами, даже если они пользуются услугами других операторов.
Миф № 5. Зачем ЭДО, если можно отправлять документы по электронной почте?
Да, можно подписать с контрагентом соглашение на обмен документами, подписанными КЭП, по электронной почте. Но это могут быть только неформализованные документы — договоры, допсоглашения, счета. А, к примеру, электронный счёт-фактуру можно отправить контрагенту только через оператора ЭДО, согласно ст. 169 НК РФ. Соответственно, полноценно заменить ЭДО электронной почтой не получится.
В целом, современные технические решения позволяют безболезненно и быстро настроить обмен электронными документами с контрагентами. Это нужно не только для удобства и экономии, но и для развития бизнеса, ведь многие компании, давно отказавшиеся от бумажного документооборота, уже не рассматривают в качестве потенциальных контрагентов организации, которые всё ещё работают с бумагой.
