Согласно исследованию Global Talent Trends-2022, главным приоритетом для сотрудников стала гибкость work-life balance. Люди хотят работать в компаниях, которые ценят их время, физическое и эмоциональное благополучие. А работодатели начинают понимать, что для привлечения и удержания талантов нужно давать командам больше свободного времени.
То, насколько комфортно и свободно сотрудники чувствуют себя на рабочем месте, напрямую влияет на их эффективность, а также на уровень счастья. Собрали 5 способов сэкономить время и облегчить работу команды.
#1. Устанавливайте качественный софт
Люди не могут экономить время в рутинных процессах, если программное обеспечение замедляет работу.
Согласно данным Robert Half Technology и исследованию Harvard Business Review, сотрудник может терять более 2 рабочих недель в год на решение технических вопросов. То есть в течение дня человек в среднем тратит 22 минуты на поиск информации или исправление проблемы. А в итоге это негативно влияет на его продуктивность.
Поэтому рабочий софт должен быть максимально простым в использовании, интегрированным с другими программами и по возможности облачным.
- Легкий в использовании: сотрудники должны иметь возможность настраивать свое рабочее пространство, легко находить данные, которые регулярно используют в работе, без труда общаться и обмениваться информацией внутри компании.
- Интегрированный: это не только экономит время, но еще в перспективе избавляет от необходимости вручную экспортировать, повторно вводить информацию, предотвращает ошибки и потерю данных при миграции с одного софта на другой.
- Облачный: не нужно беспокоиться о безопасности и обслуживании рабочих программ на месте. Благодаря облачному решению, софт будет поддерживаться из любой точки мира, а время безотказной работы системы увеличится.
Кроме того, рынок показывает, что компании, инвестирующие в технологические решения, оказываются более прибыльными. Согласно исследованию Deloitte, бизнесы, которые внедряют качественное программное обеспечение, увеличивают доход на одного сотрудника на 218%.
#2. Ограничьте количество совещаний
Исследователи из Гарвардской школы бизнеса и Бостонского университета опросили 182 старших менеджеров из разных отраслей. 65% заявили, что собрания мешают им выполнять основную работу, а 71% считают большинство совещаний малоэффективными. Согласно статистике, ежемесячно сотрудник тратит на непродуктивные встречи 31 час, то есть почти 4 рабочих дня.
По словам эксперта по организационным вопросам Майкла Маниша, постоянные собрания — причина того, что критически важные бизнес-задачи выполняются дольше. В своей книге «Время, талант, энергия» Маниш пишет: сотрудники всех уровней регулярно жалуются на то, что поток встреч мешает им заниматься значимыми вопросами и глубокой аналитикой.
Как сократить количество совещаний:
# Выделите время для срочных задач
Чтобы не попасть в ловушку забитого встречами календаря, забронируйте несколько часов в день, когда вы сможете сосредоточиться на своей работе и не отвлекаться на совещания. Сообщите команде, в какое время вы недоступны для встреч.
# Используйте электронную почту и приложения для общения в коллективе
Мессенджеры, имейлы и программы для управления проектами могут стать отличной заменой совещаний. С помощью таких инструментов сотрудникам будет легко получить доступ к обновлениям статуса проекта, просматривать задачи и прогресс.
# Научитесь отказывать
Иногда для сокращения числа совещаний достаточно вежливого «нет». Если вы не начнете любезно отказываться от встреч и брать под контроль собственный график, другие люди продолжат управлять вашим рабочим днем.
# Внедрите «день без совещаний»
Всего один день в неделю, свободный от собраний, позволит лучше сосредоточиться и успеть больше. Если рабочий процесс не будет прерываться ради бесконечных встреч, команда сможет значительно продвинуться, выполняя свои основные задачи.
# Создавайте повестку дня для каждого собрания
Без четкой цели встреча зачастую обречена на провал. Перед митингом выделите время, чтобы составить повестку дня — она и послужит планом собрания.
# Получите обратную связь от команды
Достаточно ли у сотрудников времени для выполнения задач? Помогают ли совещания достичь целей или только утомляют? Ответы помогут определить, как часто стоит проводить встречи.
#3. Автоматизируйте все, что можно автоматизировать
Люди, загруженные рутинными задачами, постоянно откладывают более важные проекты и чувствуют себя менее продуктивными или ценными. Согласно исследованию ADP Research Institute, 55% сотрудников положительно относятся к автоматизации монотонной работы, а по словам 78% руководителей, она повышает продуктивность всех заинтересованных сторон.
Автоматизация избавляет людей от утомительных однообразных дел, позволяет сосредоточиться на более интересных проектах и инновациях. 73% IT-руководителей говорят, что благодаря ей сотрудники экономят от 10 до 50% времени, которое раньше тратили на повторяющиеся задачи. У автоматизации есть еще одно преимущество — она улучшает управление и повышает согласованность в компании.
Правильная стратегия автоматизации уменьшит путаницу и ошибки, улучшит коммуникацию внутри команды и освободит ресурсы сотрудников.
#4. Делайте перерывы
Согласно опросу, проведенному брендом Essity, почти 40% сотрудников редко или никогда не делают передышек в течение рабочего дня. Но перерывы нам необходимы, чтобы восстановить энергию и быть более эффективными.
Исследование, проведенное Иллинойским университетом, показало, что даже небольшие паузы в работе повышают продуктивность, снижают уровень стресса и утомляемость.
«Сотрудники, которые каждый день берут перерыв на обед, получили больше баллов по целому ряду показателей вовлеченности: удовлетворенность работой, вероятность того, что они останутся в компании и порекомендуют своего работодателя», — подчеркивает Алан Колл, корпоративный консультант и велнес-эксперт.
По данным Tork USA, почти 90% опрошенных говорят, что обеденный перерыв помогает им чувствовать себя отдохнувшими и готовыми вернуться к работе.
#5. Введите 4-дневную рабочую неделю
Все больше организаций переосмысляют столетний стандарт и отказываются от 5-дневки. По данным исследования Mind Share Partners, в 60% компаний, перешедших на 4-дневную рабочую неделю, улучшилось психическое здоровье и продуктивность сотрудников.
В Исландии в 2015–2019 годах с подачи городского совета Рейкьявика и национального правительства проводили тестирования такого формата работы с сохранением прежней заработной платы. По словам исследователей, испытания имели «ошеломляющий успех»: производительность осталась прежней или увеличилась в большинстве случаев.
Сотрудники сообщили, что чувствуют себя менее напряженными и подверженными риску выгорания, а их здоровье и work-life balance улучшились. Кроме того, у них появилось больше времени на семью, хобби и домашние дела.
Эксперимент заставил профсоюзы пересмотреть условия работы, и теперь 86% сотрудников в Исландии либо перешли на сокращенный график, либо сделают это в ближайшее время.
Похожие результаты показал японский офис Microsoft: после внедрения практики 3-дневных выходных производительность компании увеличилась на 40%. По словам сотрудников, они стали более эффективно использовать свое время, а их вовлеченность и удовлетворенность возросли.
Не важно, будет ли это статичная 4-дневная рабочая неделя, применимая ко всей компании, или гибкая, когда команды сами выбирают дополнительный выходной. Главное, что сотрудники получат четкий сигнал: компании важны не часы, проведенные в офисе, а результат работы.
