Как эффективно встать с кровати: 15 работающих инструментов тайм-менеджмента

Время изучения: 10 минут 

Кажется, что все валится из рук? Предлагаем несколько способов закрыть все намеченные планы. 

 1. Метод помидора

Техника была придумана Франческо Чирилло во время подготовки к экзаменам. Из подручных инструментов был только таймер в форме помидора. Спойлер: отсюда и название метода. 

В чем суть? Засеките на таймере 25 минут и постарайтесь сделать “по-максимуму” в этот период. Телефон (если он не нужен во время работы) и другие отвлекающие факторы — в сторону. После звонка таймера сделайте перерыв 5 минут. 25+5 — цикл. Завершив четыре таких периода, можно расслабиться и устроить полноценный “чилл” на 30 минут. 

Метод помидора помогает разделить длительную или монотонную работу на несколько “разумных” частей. 

2. 90 на 30

Если вам нравится раскладывать все на временные интервалы и вы не прочь “растянуть” циклы “Помидора” — эта техника для вас. Суть не отличается от предыдущего пункта — 90 минут на работу, полчаса — на отдых. Более упрощенный вариант (на случай, если вы не марафонец и 90 минут работы — слишком много): “52 на 17”. Здесь время “гипертруда” 52 минуты, 17 минут — на отдых. 

3. Девять дел или 1—3—5

Смысл принципа в том, что за день нужно совершить 9 дел: одно масштабное, три среднего масштаба и 5 небольших. Распланируйте задачи и начните день продуктивно. 9 дел — достойный результат!

Из плюсов: по окончании цикла у вас будет иерархия задач и полноценные итоги. 

4. Три дела

Один из вариантов предыдущей методики. Если вы постоянно отвлекаетесь на быт, рутину, мини-задачи, упуская важное, самое время перестроить рабочие будни. Расположите акцент на трех важнейших задачах за день и действуйте! Главное — не отвлекаться на остальное!

5. Временные блоки

Намеченный список задач соответствует действительности только у единиц. Как правило, нагроможденные дела охватывают больше, чем исполнитель в состоянии сделать за сутки. Многие авторы ежедневников также не учитывают, сколько часов займет дело и в какой половине дня его лучше выполнить. Здесь на помощь приходит метод “временных блоков”. 

Выделите время на каждую задачу и в отмеченный промежуток занимайтесь только им. Например, с 10 до 12 у вас будет запланированный поход к стоматологу. А с 14 до 15 обед с бизнес-партнером (когда анестезия точно сойдет). 

Требование этой методики — разумно оценивать свои силы и придерживаться графика. 

6. GTD

Эта техника тайм-менеджмента придумана бизнес-тренером Дэвидом Алленом. Аббревиатура GTD скрывает фразу Getting Things Done, которую можно перевести как “выполняя дела” или “завершая задачи”.

Основные принципы метода: 

• Храните всю информацию в письменном виде, а не в голове. 
• Распределяйте записанную информацию по сферам, например, “Дом”, “Работа”, “Учеба” и т.д.
• Присвойте статус каждой задаче, в зависимости от её актуальности (бесполезно, нужно сделать, срочно сделать, когда-нибудь и т.д.)
• Отбросьте многозадачность. Один временной промежуток — одна задача. 
• Замените общий список дел конкретным распорядком. 
• Воспринимайте каждое дело как задачу, которой необходимо решение. 

Честно говоря, GTD подразумевает многоступенчатую перестройку образа жизни. Поэтому, если вы заинтересовались, советуем почитать об этом в проф.источниках. 

7. ZTD

Расшифровка ZTD ​​— Zen to Done. Лео Бабаута создал более простую версию GTD. Основа техники — в привычках:

1. Храните всю информацию в одном месте; 
2. Не откладывайте распределение задач ;
3. Сортируйте заметки по категориям; 
4. Ведите понятные и короткие списки дел ; 
5. Планируйте ключевые задачи на день заранее, особо важные — на неделю; 
6. Не распыляйте внимание. Сосредоточьтесь на одном деле; 
7. Соблюдайте режим дня; 
8. Делайте то, что приносит вам удовольствие (+ еще 1 неочевидный факт в копилку); 
9. Полюбите простоту. То есть формулируйте задачи четче, отказываясь от лишних и обтекаемых формулировок. 
10.  Следите за записями (см. пункт 1). Очищайте их, избавляясь от неосуществленных “заметок”, “записей” и т.д.

 8. Канбан 

“Канбан” с японского означает “вывеска”, “рекламный щит”. Схема была придумана для визуализации рабочего процесса. 

Поле доски состоит из трех столбцов: “Надо сделать”, “В процессе” и “Сделано”. Распределите задачи по столбцам и меняйте их статус в течение дня. Вы можете вносить в столбцы как “цельные” задачи, так и необходимые “подпункты”. 

Многие рекомендуют использовать стикеры и маркерную доску для такой систематизации задач. Напишите названия столбцов, приклейте стикеры с задачами и перемещайте их. 

9.  Zero Inbox

Этот пункт подойдет для тех, кто ведет активную деловую переписку. В этом случае вы часто имеете дело с папкой “Входящие” (Inbox). Здесь может быть, как реальная почтовая папка, так и любая необработанная информация (например, бухгалтерия или другая документация). Ваша главная цель — чтобы папка оставалась пустой. 

Раз в день просто разбирайте информационные завалы. Выполняйте, откладывайте, встречайтесь, отвечайте (или удаляйте). Но разбирайте!

10. Fresh or Fried

Техника строится на фазах мозговой активности и умственного переутомления. Утром он свеж (fresh), а к вечеру уже поджарен (fried). Отсюда краткая последовательность привычек:

1. Составляйте планы на утро с вечера; 
2. Самые важные и ответственные дела поместите в начало дня. Сделайте их первыми, пока есть силы; 
3. Приятные и менее сложные дела лучше оставить на вечер; 
4. В конце дня составьте новый список на завтра. 

11. Автофокус

Для творческих личностей, чьи планы не поддаются систематизации, также есть специальная техника. Суть в интуитивном подходе: вы выбираете то, что вам по душе. 

1. Создайте список дел; 
2. Читайте список, пока не остановитесь на той задаче, которая вам более интересна. 
3.  Приглянулась задача? Займитесь ей!
4. Завершили — вычеркните. Не нравится — отправьте её в конец списка. Может быть, она будет более привлекательна завтра

12. Матрица Эйзенхауэра

Одна из наиболее популярных техник, названная в честь 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра. Принцип несложен. Разделите дела на четыре группы по степени важности и срочности:

• срочные и важные; 
• срочные, но не важные; 
• несрочные, но важные; 
• несрочные и не важные. 

После распределения вы точно поймете, чем заняться в первую очередь. 

13. 4D

Если вы не знаете, как поступить с вашим списком дел, выберите одно из действий:

• Do (сделать). То важное, что нужно лично вам;
• Delegate (делегировать). То, что вы можете передать на выполнение кому-то (из родственников, коллег и т.д.);
• Delete (удалить). Неактуальны, нереалистичны и прочее ;
• Delay (отложить). Сложные задачи, которые не требуют срочного выполнения. Однако при откладывании, стоит обозначить четкое время!

14. Хронометраж

Этот метод достаточно длительный (но эффективный), поэтому если вы решили кардинально перестроить вашу жизнь — он будет отличным вариантом. 

1. Проанализируйте, как вы распределяете время. Записывайте все, что вы делаете в течение дня и указывайте, сколько на это уходит времени (дела меньше 2-3 минут можно не отражать). Этот этап может длиться от нескольких недель до месяца (зависит от полноты картины). Постарайтесь посмотреть на свой график со стороны. 
2. После завершения первого периода, начните отражать эффективность проведенного времени. Помечайте, как вы провели время: полезно, бесполезно, средне-полезно. 

15. Система Тима Ферриса

Этот метод отлично подойдет для фрилансеров или людей со свободным графиком. Эксперт по продуктивности Тимоти Феррис пришел к выводу, что главное в работе — не отведенное время, а концентрация. Используя принцип Парето, Феррис признает, что 80% дел можно выполнить за 20% времени. Главное заполнять только работой все отведенное на неё время. Оставшиеся часы можно потратить на что угодно!

Выберите понравившийся метод и начните новые отношения со временем. Удачи!

Если у вас нет культа продуктивности и каждый час не расписан по секундам - в этом нет ничего страшного

Управляйте временем с удовольствием, 

Команда платформы “Конструкториум”