Неудачные проекты запоминаются надолго. И задним числом вы, наверное, можете вспомнить множество причин, почему что-то пошло не так в проекте под вашим руководством. Однако, прочитав эту статью, вы поймёте, что не все из них вы определили правильно. Итак, 5 причин ваших провалов как руководителя проекта, о которых вы, возможно, не знали.
Причина 1: Вы не знали о главном правиле проектного менеджера.
Оно звучит так: «Главная цель руководителя проекта — это не успешное завершение проекта, а убедиться, что сделано всё возможное и необходимое, чтобы проект стал успешным». Что называется, прочувствуйте разницу. Дело в том, что успех проекта не всегда зависит от действий руководителя проекта, могут измениться внешние условия, руководство может прекратить финансирование или не выделить вам обещанных ресурсов, вас могут подвести подрядчики, или у руководства поменяются приоритеты. Сотни рисков в любую минуту времени висят над проектом, но, если лично вы как РП сделали всё правильно, то и руководство и клиенты будут вам благодарны или, как минимум, не станут открыто сваливать ответственность за провал на вас. Однако именно в части «сделать всё правильно» зарыты остальные основные причины провалов. Что характерно, большинство из них связано с плохой коммуникацией.
Причина 2: Вы недостаточно коммуницируете с командой.
Как говорят американцы, “Visibility is a form of communication”, и если вы недоступны для членов своей команды – вы рискуете, что они не зададут вам тех важных вопросов, которые отделяют правильно, качественно и в срок сделанную задачу, от неприятного сюрприза, о котором вы узнаете слишком поздно. И да, регулярно проводить планёрки – недостаточно, если коммуникация на них идёт в одну сторону. Вы должны обеспечить атмосферу психологической безопасности, в которой нет боязни задать «глупый» или «неудобный» вопрос. Терпеливо и подробно отвечайте на каждый вопрос, а если у вас нет ответа, идите и ищите его, чтобы вернуться и всё таки ответить. Такая политика позволит вам вовлечь всех участников команды и использовать их ресурс на 100%. И если вы скажете, «но тогда я только и буду что бегать и отвечать на вопросы! Когда заниматься делом?», то следующая причина точно о вас.
Причина 3: Вы непременно хотите «что-то делать своими руками».
В основе такого желания – миф (ограничивающее убеждение), что если вы не делаете, что-то на проекте своими руками, то окружающие будут думать, что вы «только болтаете». Запомните: хороший РП умеет делегировать, отличный РП делегирует всё кроме управления целями, стратегией и развитием команды. Если для вас важно «делать своими руками», может лучше было остаться специалистом? Если для вас важно быть хорошим РП и играючи делать сверхуспешные проекты, делегируйте исполнение задач, и уделите больше времени согласованию целей и сроков. Ведь если вы этого не сделаете, то угодите в причину номер 4.
Причина 4: Вы недостаточно коммуницируете с руководством и заказчиками. Самая распространённая и самая роковая по своим последствиям ошибка РП. Особенно ей грешат начинающие руководители проекта. Зачастую им кажется, что если они накоротке общаются с ключевыми спонсорами и заказчиками, то все всё о проекте знают и одобряют его решения. Обычно эти розовые очки разбиваются о первый «гейт» или Управляющий комитет проекта через несколько месяцев от его начала, где выяснится, что заказчики хотели НЕ ЭТО, руководство ничего НЕ ЗНАЛО, а РП – провалил. Поэтому один из главных ключиков к успеху проекта – регулярная формализованная очная коммуникация с заказчиками и руководством. И не по отдельности, а только собирая всех вместе (заказчики + руководство + вся команда проекта) на формальной встрече по отчёту о ходе проекта, к которой вы вместе с командой будете готовить презентацию с обязательными разделами (исходная ситуация, отметка на дорожной карте проекта, выполненные задачи, ключевые риски и следующие шаги проекта). Проводите такие встречи не реже, чем раз в две недели (ну или хотя бы раз в месяц). А если кто-то скажет вам, что «слишком много встреч – работать некогда», игнорируйте его, потому что перед вами любитель «делать что-то своими руками. Эдакий «антигерой» от проджект менеджмента, потребляющий по пять литров кофе и по блоку сигарет в день, вечно несущийся куда-то с выпученными глазами и засиживающийся на работе по вечерам и выходным. В глубине души он рад, так как ему кажется, что такое поведение делает его «всем нужным». Но на самом деле он просто сделал себя «узким горлом» проекта и главной причиной срыва сроков и бюджетов. Не будьте таким как он. Кайфуйте не от «чувства нужности», а от крутых результатов.
Причина 5: Вы недостаточно информируете окружающих о своих успехах. Когда вы непрерывно варитесь в реальности своего проекта, на определённом этапе вам начинает казаться, что о вашем проекте знают все в организации, ну уж все стейкхолдеры и енд-юзеры знают точно. Этот миф, как нельзя более далёк от реальности, и ваша задача как РП организовать этот непрерывный поток коммуникации внешним получателям. Во-первых, обязательно упомяните, что хорошего сделала команда на общей регулярной отчётной встрече из пункта 4. Выделите для этого отдельный слайд в презентации, а строчки о достижениях выделите жизнеутверждающим зелёным цветом. Не ограничивайтесь этим. Сделайте на этом акцент в своей речи, и непременно спросите об обратной связи у заказчиков и стейкхолдеров, присутствующих на этой встрече. Более того, зафиксируйте их хвалебную обратную связь письменно и разошлите в виде протокола о встрече всем, до кого дотянется рука. Пусть у стейкхолдеров станет спокойнее на душе от мысли, что всё идет хорошо, а ваша команда получит заряд позитивной энергии. Вам кажется, что вы сделали достаточно, вы великолепны? Нет, мы ещё даже не начинали! Выпускайте ежемесячное новостное сообщение о ходе проекта в виде мини-стенгазеты с фотографиями, интервью и статьями. Договоритесь с вашими внутренними коммуникациями о том, чтобы ваше сообщение включили в регулярную рассылку по всей организации. Не надо скромничать. Как говорят музыканты: «Скромность – самый верный путь в неизвестность!». Делайте это и ваши проекты будут получать всё необходимое им финансирование и ресурсы, а ваше имя обязательно всплывёт при обсуждении следующего крутого проекта!
Можно ли сделать проект, не обращая на эти ошибки и правила? Конечно, можно. Но с ними достичь успеха будет гораздо проще!
