Бриф обманчиво простая вещь. Мы же все умеем говорить и задавать вопросы, поэтому часто его вообще не считают за работу и это открывает портал в ад.
Привет! Я Ольга Кулапина, Head of Business Analysis в Red Collar. В материале расскажу об основных ошибках при составлении брифа.
Бриф — подробное интервьюирование стейкхолдеров, а именно в их головах есть ответы на самые главные вопросы проекта. Это — первый и главный инструмент бизнес аналитика. Поэтому если подходить к нему грамотно, то он помогает добыть до 90% всей необходимой информации.
Теперь давайте перейдем к сути: к основным ошибкам, превращающим полезный инструмент в источник проблем. Все персонажи вымышлены, но истории основаны на реальных событиях из жизни Red Collar.
Ошибка № 1. Заранее высылаем составленный бриф заказчику и просим его заполнить
Вообще цель этого этапа — нежно и ласково выяснить суть проекта, его границы, пожелания заказчика. Чем проще это проходит для стейкхолдера, тем он лояльней и тем проще идет проект. Если мы опрашиваем его голосом, то контролируем процесс: подстраиваем лексику под клиента, помогаем ему, сами записываем, по ходу добавляем нужные вопросы.
Высланный бриф напоминает жуткий бюрократический документ. Вы любите заполнять такие? Вот и клиенты не любят. Они не знают много написать или мало. Некоторые вопросы могут поставить их в тупик. Часть они поймут неверно. В результате вы:
- заставили клиента поработать и заполнить документ,
- получили часть лишней информации,
- часть информации будет недостоверной, т.к. вы еще не утвердили глоссарий и ваш вопрос вполне могут понять неверно.
Ошибка №2. Не включаем бизнес-вопросы
Профессиональные художники начинают рисовать человека со схемы, а уличные с глаз. В результате у уличных финальная картинка «едет». С брифом то же самое: бизнес вопросы создают каркас. Если ваши вопросы сконцентрированы на фичах, то вы упускаете суть проекта и вряд ли правильно поймете заказчика.
Ошибка №3. Не изучаем материалы перед брифом и задаем лишние вопросы
Если мы небрежно подошли к подготовке — мы не уважаем клиента и не бережем его время. Заказчик ожидает, что каждое его слово учтено. Нет вернее способа убить его лояльность, чем повторять вопросы и спрашивать то, что не относится к проекту.
Ошибка №4. Оставляем паузы
Задали вопрос клиенту, он ответил, а мы записываем. Поскольку запись занимает больше времени, чем разговор — повисает пауза… Что чувствует клиент? Как минимум, неловкость. Он не понимает услышали ли его, поняли? Чаще всего он после этого повторяет сказанное или обсуждает что-то еще — оба варианта вам не на руку. Паузы — это инструмент, которым нужно пользоваться аккуратно.
Ошибка №5. Не фиксируем
Незафиксированное требование не считается собранным. Если клиент сказал — мы записали. Мы можем согласовать низкий приоритет фичи или пожеланий, но зафиксировать их мы обязаны. Обратное ведет к неизбежному разрыву ожиданий.
Все перечисленные ошибки превращают карету в тыкву. Вместо четкого понимания целей и границ проекта мы получаем хаос, а вместо благодарного заказчика — справедливо раздраженного человека.
Хорошая новость состоит в том, что все это ошибки легко не допускать, если обращать на это внимание.
